Notulen Algemene Ledenvergadering 2011
Noord-Scharwoude, 9 januari 2012.
1. Opening
Voorzitter opent de vergadering en meldt de afberichten.
Deelt verder mee dat de site een tijdje uit de lucht is geweest vanwege een phishingaanval door hackers.
Bestuur stuurt een presentielijst rond waarop aanwezigen verzocht wordt hun naam en e-mailadres in te vullen. Van de aanwezigen is uiteindelijk van 2 personen nog geen e-mailadres bekend.
2. Notulen
Er wordt opgemerkt dat niet in huishoudelijk reglement is opgenomen dat de notulen 14 dagen na de vergadering verstrekt moeten worden (waarvan akte).
Met betrekking tot het actiepunt van de vorige vergadering over tekort aan opslagruimte voor de ballen wordt gemeld dat er is geïnvesteerd in ballenbakken op wielen die erg effectief zijn en het ruimteprobleem afdoende oplossen. Dit actiepunt is afgehandeld.
3. Mededelingen
De site is weinig overzichtelijk. Suggestie om agenda’s, trainingsdata, vergadering en belangrijke zaken puntsgewijs op de site te laten zien. Bestuur zegt toe hierop actie te gaan ondernemen.
Verzoek om recreantenprogramma op de site te vermelden. Voorzitter meldt naar beste eer en geweten dat in het verleden is aangegeven dat er toch niet naar gekeken wordt. Piet Beers verstrekt de informatie direct aan de recreanten. Trijntje vraagt weer aan Piet Beers om dit aan Bas (websitebeheerder) te sturen voor publicatie op de site. Bestuur zal beheerder opdracht geven dit te plaatsen op de site.
Er worden maar weinig thuiswedstrijden in de eigen zaal gespeeld, dit heeft wel de voorkeur van de spelers. Bestuur meldt dat dit ook de duidelijke voorkeur is van het bestuur. Het bestuur zet zich ten volle in om dit te realiseren. Probleem is dat de Nevobo pas in juli/augustus de mogelijkheid geeft om de thuisspeelweken op te geven. Andere partijen, waar onder de volleybalrecreantencompetitie, hebben dan de zaal al gereserveerd, wat de mogelijkheden beperkt. Daarnaast houdt de Nevobo onvoldoende rekening met de opgegeven beschikbaarheid en plant wedstrijden op onbeschikbare weken. Dit noodzaakt Relay om de samenwerking met andere verenigingen te zoeken en uit te wijken naar andere locaties. Daarnaast plant de Nevobo regelmatig 1 wedstrijd op een avond waar wij 2x3 velden (6 wedstrijden) kunnen spelen. Dit is qua kosten niet te verantwoorden en daarom kiest Relay in deze gevallen zelf om uit te wijken. Het bestuur streeft naar samenwerking met de recreantencompetitieleider en betere communicatie met de Nevobo.
4. Goedkeuring huishoudelijk reglement
Het nieuwe huishoudelijk reglement is door de aanwezigen unaniem aangenomen d.m.v. stemming, met inachtneming van de volgende wijzigingen/aanvullingen.
| Wijziging: | Definitie van recreant herformuleren in “Verenigingslid, alleen trainen, geen Nevobocompetitie”. |
| Wijziging: | Definitienaam van CMV-lid herformuleren in “Jeugdlid D/E/F”. |
| Wijziging: | Definitienaam van jeugdlid herformuleren in “Jeugdlid A/B/C”. |
| (Inhoudelijk waren deze formuleringen niet uitgewerkt tijdens de vergadering) | |
| Aanvulling: | Vermelding dat oude reglement als niet ontvankelijk moet worden verklaard. |
| Wijziging 3.3: | Herformuleren in “Op de contributiefactuur van de jeugdleden zal vanaf seizoen 2012/2013 een bedrag voor shirthuur opgenomen worden”. |
| Wijziging 4.2: | Herformuleren in “Schade aan het door de vereniging te gebruiken gebouw of de daarin aanwezige toestellen, ontstaan als gevolg van opzet, schuld of grove nalatigheid wordt verhaald op de veroorzaker daarvan”. |
| Aanvulling 5.1: | “...en verstrekt tijdig (uiterlijk ca. 2 weken vooraf) een uitnodiging tijdens de training”. |
| Wijziging 5.2: | Herformuleren in “Alle leden zijn welkom op de jaarvergadering. Jeugdleden mogen zich laten vertegenwoordigen door (één van hun) ouders en/of verzorgers”. |
| Aanvulling 5.3: | “Besluiten die genomen zijn tijdens de Algemene Ledenvergadering zijn bindend”. |
| Aanvulling 6.4: | “...en worden gepubliceerd op de website”. |
In de bespreking van het huishoudelijk reglement zijn tevens de volgende opmerkingen geplaatst:
De statuten bij voorkeur ook op de site publiceren.
Voorzitter geeft aan dat de statuten bij voorkeur ook geactualiseerd zouden mogen worden. Is nog aan het kijken naar de beste manier om dit te realiseren.
Schriftelijke communicatie van bestuur naar leden:
Betreffende uitnodigingen voor vergaderingen, verzenden van mailingen en facturen is besloten om éénmalig een brief (per post) te verzenden waarop leden moeten reageren. Voorkeur van de vereniging is om zoveel mogelijk per e-mail te gaan versturen vanwege de tijds- en kostenbesparing. Leden die geen bezwaar hebben tegen e-mailcommunicatie gaan hiermee akkoord met e-mailcommunicatie. Leden die wel bezwaar hebben maken dit binnen 2 weken na dagtekening van deze brief schriftelijk kenbaar bij de secretaris.
Procedure ingaan huishoudelijk reglement:
De overeengekomen aanpassingen op het huishoudelijk reglement worden binnen 2 weken verwerkt. Vervolgens wordt het nieuwe reglement ter goedkeuring op de site gepubliceerd. Op de eerstvolgende maandagtraining wordt gemeld dat deze op de site gepubliceerd is. De leden aanwezig op de vergadering 9 januari 2012 krijgen hierop 2 weken gelegenheid om te beoordelen of de wijzigingen (hierboven benoemd) conform afspraak zijn verwerkt en dit melden bij de secretaris. Na deze bezwaartermijn wordt het nieuwe huishoudelijk reglement van kracht.
5. Bespreking Jaarverslagen
Geen opmerkingen.
6. Financiën
Penningmeester geeft toelichting op het jaarverslag en de vragen uit de zaal worden naar tevredenheid toegelicht.
Kascommissie wordt gehandhaafd. Er wordt afgeweken van de normale procedure minimaal 1 lid te rouleren aangezien beide leden van de commissie voor het eerst commissaris waren. De commissie gaat hiermee ook akkoord. Arthur Zintel meldt zich als vrijwilliger als “reserve kascommissie” en wordt aangenomen.
7. Vaststellen contributie seizoen 2012/2013
Er wordt bezwaar gemaakt tegen de voorgestelde verhoging van € 5,- voor elk jaar voor elk lid. Dit zou voor de recreanten een relatief grotere verhoging betekenen dan voor seniorleden (die nu véél meer contributie betalen dan de recreanten).
In plaats van de voorgestelde € 5,- verhoging per categorie wordt voorgesteld om een percentage van 3,25% verhoging voor alle leden door te voeren.
Met meerderheid van stemmen wordt dit voorstel aangenomen.
Er wordt nog voorgesteld om een inventarisatie te maken om de werkelijke kosten per ledencategorie in kaart te brengen. Het bestuur ziet dit als een weinig zinvolle oplossing. Buiten het feit dat veel posten (zoals bijvoorbeeld sponsoring) moeilijk toe te wijzen zijn, zijn veel posten ook niet vooraf bekend en sterk variabel. Dit zou betekenen dat elk jaar de contributies sterk zouden kunnen fluctueren. Dit is ongewenst, zowel voor de leden als voor het bestuur.
Daarnaast heeft het bestuur bezwaar tegen deze methode omdat Relay het verenigingsprincipe hanteert. De volwassen leden dragen hierbij deels bij aan de kosten die de vereniging maakt ten bate van de jeugdleden. Met het bepalen van de contributie op toegewezen kosten zou dit beleidsprincipe worden losgelaten.
8. Samenstelling bestuur
Marc Wingelaar is omstreeks april 2011 aangetreden als secretaris van Relay.
Ria de Jager neemt afscheid van haar bestuursfunctie. Wel blijft zij de ledenadministratie doen. Zij wordt tijdens de vergadering hartelijk bedankt voor bewezen diensten in het bestuur.
Rondvraag
- Volgende vergadering graag de bestuursleden voorstellen. Bestuur zegt toe dit de volgende Algemene Ledenvergadering te doen.
- Daarnaast wordt de sfeer van de vergadering een beetje “bestuur tegen leden” ervaren. Het bestuur ervaart dit zelf ook als onprettig (zie ook “Naschrift bestuur”).
- Waar zijn de ballen van de teams gebleven? Ze zijn “in circulatie gegaan”. Er is een serie ballen in gebruik die lek/zacht zijn. Bestuur kijkt naar geschikte vervangende ballen.
Afsluiten vergadering
De voorzitter bedankt ieder voor zijn/haar komst en nodigt uit tot het nuttigen van een drankje aan de bar.
Naschrift bestuur (niet besproken tijdens vergadering):
De vereniging draait op vrijwilligers die veel vrije tijd en energie belangeloos inzetten voor de vereniging. Het bestuur weegt bij het nemen van besluiten alle belangen (leden, financieel, organisatorisch, toekomstgericht). Helaas blijkt het telkens weer onmogelijk om van iedereen belangen naar tevredenheid te behartigen. Wellicht dat we met wat meer wederzijds begrip, een constructieve en flexibele houding bij het oplossen van problemen en een actieve bijdrage van zowel de leden als het bestuur, met elkaar van Relay de volleybalvereniging kunnen maken waar ieder zich prettig voelt.